Onderzoek

'Af en toe nee zeggen is cruciaal'

To-do lijstjes, wie gebruikt ze niet? Lesmateriaal kopiëren, een vergadering voorbereiden, nakijken: actiepunten op de lijstjes van Wendy ten Bookum, sinds 2008 leerkracht op de Oranje Nassauschool in Badhoevedorp. 'Allemaal kleine taken, maar bij elkaar veel werk. Ik zat elke dag tot zes uur op school,' vertelt ze. 'En ik was de enige niet.' Reden voor Ten Bookum, afgestudeerd organisatiewetenschapper, om op haar school te beginnen met het zogeheten Project Efficiency. Een jaar langt neemt ze samen met collega's uit de onder-, midden- en bovenbouw de werkprocessen op school onder de loep. Het doel is duidelijk: 'Dat gevoel dat je nooit klaar bent, dat is zo vermoeiend. Daar willen we vanaf.'

Reply to all

De eerste grote stap van het project, dat in juni 2015 van start ging, bestond uit het bevragen van al het personeel. Waar lopen zij in het dagelijkse werk tegenaan? En vooral: hoe kan het beter? Als je de werkwijze van een organisatie echt wilt veranderen, zegt Ten Bookum, moet je de medewerkers daar zo veel mogelijk bij betrekken. 'Laat ze niet alleen knelpunten benoemen, maar ook meedenken over oplossingen.' Die inventarisatie heeft tot een aantal concrete maatregelen geleid, waar nu mee geëxperimenteerd wordt. Denk aan cc-en in e-mailwisselingen. 'Onnodige e-mails zorgen voor ergernis en kosten tijd. En als je er te veel krijgt, zie je de berichten over het hoofd die wél belangrijk zijn.' Of de behoefte aan een uniform instructieformulier voor invalkrachten en voor overdrachtssituaties. 'Nu zijn we steeds opnieuw het wiel aan het uitvinden.' Verder wordt gekeken of de server van de schoolcomputers overzichtelijker kan.

Maar ook de vergadercultuur wordt tegen het licht gehouden. Dat kan zakelijker, zegt Bert Verkade, directeur van de Oranje Nassauschool. 'Ik let scherper op wat we wel en wat we niet met z'n allen gaan bespreken. Het heeft geen zin om het met 45 man over de kleur van de dependance te hebben.' Dat klinkt logisch, maar loop je niet het risico dat mensen zich genegeerd voelen als ze niet meer over alles gehoord worden? Nee, zegt Verkade, niet als er onderling vertrouwen is. 'Wanneer mensen weten dat ze geconsulteerd worden als het ertoe doet, hoeven ze in andere gevallen niet van alles het naadje van de kous te weten.'

Vraagtekens bij normjaartaak

Bewustwording is een sleutelbegrip bij het terugdringen van werkdruk, merken Ten Bookum en Verkade. 'Wat moet ik echt doen en waar kies ik zelf voor,' zegt Verkade. 'Dat is de vraag waar het vaak om draait.' Onderwijs, zo weet hij uit ervaring, is een vak waar je je makkelijk in kunt verliezen. Af en toe nee zeggen is daarom cruciaal. Verkade doet het zelf ook. Zo mochten voormalige leerlingen vroeger nog aankloppen als ze voor hun profielwerkstuk hulp van hun oude school wilden, maar dat kan niet meer. 'Het begeleiden van zulke projecten kostte veel tijd.'

Natuurlijk valt er soms ook op individueel niveau winst te boeken. Ten Bookum, die op andere scholen van de schoolvereniging ook als coach werkt, spreekt soms leerkrachten die elke dag alle stapels schoolschriften tot in detail nakijken. 'Enorm tijdrovend, en lang niet altijd nodig in een tijd waarin we de prestaties van leerlingen zo goed kunnen monitoren met behulp van ict-middelen en in de methodes opgenomen toetsen.' Des te belangrijker om binnen de school het gesprek over werkdruk en efficiency op gang te brengen. 'Er is niet één oplossing. We kunnen veel van elkaar leren.'

Kleine stappen kunnen al veel betekenen. Maar Ten Bookum heeft ook grotere doelen in het vizier. Neem de tijd die in onderwijs besteed wordt aan het uitwerken van groepsplannen. 'Van de inspectie moeten we planmatig werken, maar dat betekent niet dat je maar alles op papier moet zetten.' En ze zet vraagtekens bij de normjaartaak van leerkrachten, die bij een volle aanstelling geacht worden al hun taken in 1659 uur af te werken. 'Als ik alles naloop, dan blijkt dat eigenlijk niet te doen binnen die tijd.' Ook niet als alle werkprocessen optimaal worden ingericht? Ten Bookum betwijfelt het, maar staat te springen om erachter te komen. Medio 2016 worden de maatregelen binnen haar project geëvalueerd. Maar ze is nu al met andere scholen uit de schoolvereniging in gesprek over vergelijkbare projecten. Partners van daarbuiten zijn ook welkom. 'Geïnteresseerde scholen kunnen bellen,' lacht ze. 'Ik ben razend benieuwd of de aanpak die we hier testen ook op andere scholen aanslaat.'

Meer informatie over het Project Efficiency? Neem gerust contact op met Wendy ten Bookum ([email protected]).

Dit artikel is onderdeel van de Didactief-special Schoolontwikkeling (april 2016). Deze special is gemaakt in opdracht en met financiële bijdrage van het Arbeidsmarktplatform PO.

Verder lezen

1 Schoolontwikkeling