Voorkom ergernis

Het gaat om dingen waarin ik geloof en waarvoor ik bereid ben door het vuur te gaan. Maar het vergt wel een bepaalde manier van denken. Om zaken enigszins te kunnen controleren in de wirwar van zaken waarover ik als directeur niet de volledige controle heb, werk ik al jaren met een uitgebreid draaiboek waarin vrijwel alle plannen betreffende de verschillende domeinen in smart termen zijn beschreven. Het wordt elk jaar professioneler en is een heel handig hulpmiddel om het sociaal jaarverslag te schrijven en om verantwoording af te leggen naar mezelf, het team, de medezeggenschapsraad, het bestuur en zelfs de inspectie.

Ik merk dat mijn team het prettig vindt om te werken met heldere verwachtingen en voldoende uitdagingen. Net als de meeste kinderen vinden zij het prettig om te werken in een gestructureerde omgeving. Bij de planning en uitvoering heb ik als directeur een aardige vinger in de pap. Het wordt een stuk lastige in de controlefase: Doen we de dingen zoals we hadden afgesproken ? Het prikkelt mij als een collega een schijnbaar duidelijke afspraak niet nakomt. Het zijn vaak simpele dingen zoals het niet reageren op mailverzoekjes, te laat reageren op deadlines of het uitvoeren van administratieve handelingen. Ook het wandelgangencircuit of de gezamenlijke verantwoording voor het opruimen van het gebouw waaraan sommigen zich onttrekken kunnen voor mij - zoals voor veel directeuren en leraren - een bron van ergernis zijn. Juist in drukke tijden zoals het najaar, kan die ergernis hoog oplopen.

Dit jaar heb ik daarom naast het draaiboek en de schoolkalender een borgingskalender gemaakt. Hierin nodig ik collega's uit om elke dag een schoolafspraak uit te voeren. Pas wanneer zij tevreden zijn over de realisatie van de afspraak gaan ze naar een nieuwe uitdaging op de volgende pagina van de kalender.

De kalender telt 31 pagina's. Ik heb geprobeerd voor voldoende differentiatie te zorgen in de afspraken. 'Ik maak met elk kind vandaag oogcontact' is toch weer iets anders als 'ik respecteer de gemaakte afspraken met betrekking tot de lestijden'. De simpele zin 'Welke vergadering heb ik deze week ?' moet ertoe leiden dat mijn collega's goed voorbereid aan een vergadering deelnemen: ze hebben van tevoren de afsprakenlijst en de agenda bestudeerd. Het uitdagende motto 'Als ik luister, dan luister ik oprecht en wacht ik niet alleen op mijn beurt' zal ongetwijfeld een aantal collega's prikkelen en laten inzien dat goed luisteren en de juiste vragen stellen, heel veel communicatiewinst zal opleveren.

Ergernissen horen bij het leven, maar ik beschouw ze als een uitdaging.
 

Jos Clout is directeur van basisschool St Jozef, Elssloo