Niet geleerd, oud gedaan?

Een digitaal archief opzetten, je e-mailbox reorganiseren en werkonderbrekingen beperken. Het zijn bezigheden die tegenwoordig voor bijna elke docent onmisbaar zijn. Toch zijn er maar weinig docenten die vroeger op school of tijdens hun studie geleerd hebben hoe je dat moet doen.

Zelf heb ik tijdens mijn eerste studiejaar de opkomst van Hotmail meegemaakt en vervolgens tijdens een lesblok computervaardigheden geleerd hoe ik een e-mail moest versturen. Maar nooit heeft ook maar één docent een poging gedaan om mij uit te leggen hoe ik mappen in Outlook aanmaak. Of hoe ik daar een logische structuur voor zou kunnen bedenken.

Agenda
Niemand heeft mij geleerd om naast afspraken ook ruimte in mijn agenda in te plannen, anticiperend op onvoorziene zaken. Of om deadlines en reminders in mijn agenda te zetten. In mijn lesboek Nederlands stond geen hoofdstuk dat vertelde waarom een verzoek per e-mail anders geformuleerd moet worden dan een telefonisch verzoek. In mijn wiskundeles geen formule voor het berekenen van tijdswinst als het gevolg van het beperken van werkonderbrekingen door mobiele telefoon, e-mail en internet. Al was het maar omdat die in 'onze tijd' nog niet bestonden.

Inmiddels zijn er binnen het onderwijs lesprogramma's ontwikkeld die een deel van deze materie behandelen, maar de 30+ generatie heeft hier natuurlijk niets meer aan. Niet vreemd dus, dat een groot deel van alle docenten worstelt met zijn planning, archivering, e-mail en uitstelgedrag.

Hoge werkdruk
Daarnaast is de werkdruk in het onderwijs de afgelopen jaren alleen maar gegroeid. Onder meer door de verzwaring van administratieve lasten en het invoeren van een nieuwe urennorm. Maar ook door schoolleiders die zich genoodzaakt zien om door de bezuinigingen in het onderwijs de uren op normjaarkaarten steeds iets krapper te berekenen. Docenten zijn betrokken, vaak perfectionistische mensen en leggen daarmee de lat voor zichzelf ook vaak hoog.

Gegeneerd
Veel docenten generen zich enigszins wanneer ze moeten toegeven dat ze op het gebied van ordenen en structureren nog wel eens een steekje in hun werk laten vallen. Volslagen onnodig, want je kunt moeilijk van jezelf verwachten ergens goed in te zijn wanneer je hier nooit enige instructie of begeleiding bij hebt gehad. Natuurlijk zijn er 'geboren planners' en 'archiveernatuurtalenten', maar dat zijn er niet veel. Ik ben er zelf ook geen. Ik heb me de principes van het plannen en ordenen eigen gemaakt door training en oefening. En doordat ik zelf die weg doorlopen heb, kan ik er nu ook anderen mee helpen.

Tips
Sommige werkgewoonten kosten tijd om te veranderen, andere kun je direct toepassen. Zoals de 'tweeminutenregel'. Hoeveel actiepunten of openstaande mailtjes heb jij op een dag die je eigenlijk binnen twee minuten zou kunnen afhandelen? Het kost bijna evenveel tijd om ze te noteren op je actielijst als het kost om ze direct af te handelen. Voorkom dat je het overzicht verliest door een veelheid aan kleine actiepunten en maak er een gewoonte van om alles wat je binnen twee minuten kunt afhandelen, ook meteen te doen.

Een andere, direct toepasbare, tip is het uitzetten van je e-mailmelder. Je weet wel, dat kleine envelopje rechts onderin je beeldscherm, dat meldt dat je weer een nieuw bericht hebt ontvangen en je daarmee even een kortstondig een geluksmomentje bezorgt. Want het is zo fijn om je te laten afleiden bij een lastige klus. Maar ook zo funest voor je concentratie en je toch al zo volle werkdag. Uitzetten die e-mailmelder dus en geconcentreerd aan de slag!

(Jong) geleerd, oud gedaan.

Marleen Holtkamp is werkefficiencydeskundige in het onderwijs en auteur van het boek 'Nooit meer Nablijven - 39 timemanagementtips voor docenten'.
Meer informatie: www.montasonderwijs.nl