Offeren of offreren

Voor het eerst sinds lange tijd is er enig geld te besteden. Een deel van het geld zal intern, binnen de school, worden besteed. Maar een ander deel zal worden gebruikt om externe diensten in te kopen. Dat is spannend en ook vaak leuk werk. Je hebt een budget in handen en gaat uitzoeken bij wie je de beste waar voor je centjes kunt kopen. Dat moet je tegenwoordig bijna altijd doen door een paar concurrerende offertes te vragen. Ook als je al precies weet wie je de klus wilt gunnen, je ontkomt er niet aan om een paar offertes in te zamelen, wil je niet het risico lopen te worden beschuldigd van kleffe vriendjespolitiek. De BV Nederland heeft ervoor gekozen aan te besteden op basis van concurrerende offertes en dat heeft veel voordelen. Het houdt de prijzen laag en de kwaliteit hoog.

Toch heeft het werken met offertes ook zijn merkwaardige schaduwzijden. Denk maar eens aan de hoeveelheid tijd en dus geld, die gaat zitten in het maken van offertes die worden afgewezen. Stel, een school wil voor 12.000 euro hulp bij het maken van een taalbeleidsplan en vraagt bij drie instellingen een offerte. Het schrijven van een offerte op maat kost een instelling toch gauw zo'n 6 uur werk. Dan wordt er dus 2 keer 6 uur ofwel 1,5 dag voor nop gewerkt aan deze vraagstelling. Als de school voor de zekerheid nog een gesprek wil met de gegadigden wordt de 'voor nop tijd' al gauw verdubbeld. Wie wordt gevraagd te offreren, moet veel offeren.

Nu gaan we hier uit van een school die heel eerlijk op zoek is naar de beste dienstverlener. Maar in de offertewereld komen ook misstanden voor. Sommige opdrachtgevers vragen drie offertes aan bij gerenommeerde instituten en één bij het goedkope bureautje om de hoek. Uit de drie offertes die ze krijgen, slopen ze de goede ideeën en geven daarna het goedkope bureautje om de hoek de opdracht, keurig toegespitst op basis van de gejatte ideeën. Zo'n operatie staat bekend als 'het Rotterdammertje'. Andere opdrachtgevers vragen voor een project van 10.000 euro vijf of zes offertes en laten iedereen nog eens langskomen om zijn offerte toe te lichten. Zeer effectief voor een opdrachtgever met veel tijd, maar wel een enorme verspilling van energie en geld bij de aanbieders. Wat dit voorbeeld betreft, verdient NWO trouwens lof voor een heldere procedure. Onderzoeksinstellingen krijgen na voorlopige inschrijving bericht hoeveel gegadigden er zijn voor een project en kunnen alsnog definitief beslissen of ze een voorstel indienen.

De gedwongen winkelnering in het onderwijs begint nu eindelijk echt weg te smelten. De scholen hebben de vinger aan de trekker. Voor de dienstverlenende instellingen wordt het hopelijk geen kwestie van zinloos offeren, maar van met open kans offreren.