Ze zijn een onvermijdelijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden: vergaderingen. Alleen al in de Verenigde Staten zijn er rond de 55 miljoen vergaderingen per dag. We spreken van een vergadering als we met elkaar om een tafel gaan zitten en een onderwerp bespreken. Er is zelfs een hele wetenschap gebaseerd op de kunst van vergaderen. Joseph Mroz en collega’s (2018) hebben bijvoorbeeld onderzoek gedaan naar wat een vergadering efficiënt maakt. Ze vonden dat vergaderingen nuttig kunnen zijn als je ideeën kan delen met collega’s, samen problemen kan oplossen of de vooruitgang van bijvoorbeeld leerlingen kan bespreken. Maar wanneer de structuur binnen een vergadering ontbreekt en er geen duidelijk doel is vastgesteld, heeft de vergadering weinig zin. Uit dit onderzoek zijn een aantal lessen te trekken die binnen elke (onderwijs)praktijk bruikbaar zijn.
Als organisator mag je je achter je oren krabben en je afvragen of het überhaupt nodig is om te vergaderen. Denk je bij dat het ook in een mail kan, plan dan geen vergadering in. Is de persoon om de hoek, wandel gezellig even langs. Is het écht nodig om met elkaar om de tafel te zitten om de kwestie te bespreken? Plan dan een vergadering in. Een goede organisatie leidt al snel tot een efficiënte vergadering. Maak een agenda, stuur de uitnodiging met agenda ruim van tevoren op en bereid je praatje voor. Het loont daarbij ook om van tevoren vast te stellen welke bijdrage je van de deelnemers verwacht. Wil je samen sparren over een probleem of wil je beslissingen nemen? Maak duidelijk wat je wilt en je zal al snel de vruchten hiervan plukken. Wat ook loont, is van tevoren bepalen wie de vergadering zal leiden en of (en door wie) er notulen gemaakt worden. Handig om ook even te bespreken wat er genotuleerd moet worden. Zo leveren actiepunten vaak meer houvast dan een compleet uittreksel van de vergadering.
Stuur tijdig de agenda
Niks is zo vervelend als een vergadering die te laat begint en vervolgens ook nog eens uitloopt. Of wat dacht je van een vergadering in een zaal waarin het bord het niet doet. En als klap op de vuurpijl: je vergadert terwijl net buiten de deur leerlingen druk bezig zijn met pauze houden. Op logistiek vlak vergt de vergadering daarom de nodige voorbereiding.
Iedereen heeft de agenda ontvangen, je bent op tijd begonnen en zit op een rustige plek. Twee minuten na de start van de vergadering begint een collega te klagen over het brutale gedrag van klas 3f. Een andere collega haakt hierop in en gooit er een schep bovenop: het ligt écht aan de klas, er is niks aan te doen. De toon voor de vergadering is gezet. Maar, geen nood, je kan nog bijsturen. Even klagen mag natuurlijk altijd, het breekt het ijs en lucht op. Wanneer het te lang doorgaat, bestaat er de kans dat er een ‘klaagspiraal’ ontstaat. Doorbreek die spiraal met humor of met iets positief, geef bijvoorbeeld een compliment: ‘Wat vervelend van 3f, maar ik zag dat klas 4b op klassenuitje gaat, wat fijn dat je dat hebt kunnen regelen!’ Je zal snel merken dat de sfeer binnen de vergadering verbetert. Dat is ook niet gek want gedrag tijdens de vergadering, beïnvloedt het verloop van de vergadering.
Doorbreek de klaagspiraal met humor
Als spiekbriefje voor tijdens de vergadering: zorg dat je op tijd begint, bepaal een doel, deel het doel en vermijd schermen als die niet noodzakelijk zijn.
Hoe rond je jouw succesvolle vergadering goed af als je alle bovengenoemde tips hebt toegepast? Stuur de gemaakte notulen aan alle deelnemers. Plan, indien nodig, alvast de volgende vergadering in en vraag om feedback over het verloop van de vergadering. Op deze manier verbeter jij je vergaderkunsten en hoeven anderen minder te lijden onder ellenlange vergadermomenten.
De vuistregel blijft: als je in plaats van een vergadering een mailtje kunt sturen, kies daar dan voor. Of een tip van Flip: de lerarenkamer is ook ideaal.
Sietze Wouda is toetsconstructeur bij de Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling en student onderwijswetenschappen. Hij is voor dit artikel begeleid door de vakgroep Educatie van de Universiteit Utrecht.
Dit artikel is verschenen in Didactief van januari/februari 2025.
Cohen, M. A., Rogelberg, S. G., Allen, J. A., & Luong, A. Meeting design characteristics and attendee perceptions of staff/team meeting quality. Group Dynamics Theory Research And Practice, 15(1), 90–104 (2011).
Kauffeld, S., & Lehmann-Willenbrock, N. Meetings matter. Small Group Research, 43(2), 130–158 (2011).
Leach, D. J., Rogelberg, S. G., Warr, P. B., & Burnfield, J. L. Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics. Journal Of Business And Psychology, 24(1), 65–76 (2009).
Lehmann-Willenbrock, N., & Allen, J. A. How fun are your meetings? Investigating the relationship between humor patterns in team interactions and team performance. Journal Of Applied Psychology, 99(6), 1278–1287 (2014).
Lehmann-Willenbrock, N., Meyers, R. A., Kauffeld, S., Neininger, A., & Henschel, A. Verbal Interaction Sequences and Group Mood. Small Group Research, 42(6), 639–668 (2011).
Mroz, J. E., Allen, J. A., Verhoeven, D. C., & Shuffler, M. L. Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings. Current Directions in Psychological Science, 27(6), 484–491 (2018).
En blijf op de hoogte van onderwijsnieuws en de nieuwste wetenschappelijke ontwikkelingen!
Inschrijven
